复旦大学：数据驱动的资产管理新模式

　　站在师生用户角度考虑，重新组织和整合业务过程，切断师生服务前端与管理业务后端的直接联系，优化用户体验。

　　加强资产管理是高校推进科学化精细化、保障资产安全完整、促进学校事业发展的重要基础性工作。

　　近年来，随着国家教育投入的持续增加，学校的资产规模快速增长，原有的资产管理系统已难以适应资产管理的要求。

　　另一方面，随着资产管理改革的进一步深化，资产管理体制的进一步完善和资产两级管理的进一步推进，越来越多的师生用户参与到资产管理工作中，传统的资产管理系统建设模式重管理轻服务，让师生用户在参与资产管理工作的过程中体验不到便捷，一定程度上影响了资产管理工作的顺利开展。

　　复旦大学初代资产管理系统建设于2005年，由于系统建设的年代久远，使用的技术已经远远落后于当今技术发展趋势。

　　而且早期的管理系统独立建设，造成很多系统间数据重复填报问题严重。近两年，很多高校开始推进自己学校的“一网通办”进程，资产系统的建设思路也有了新的发展方向。

建设思路

　　一网通办

　　“一网通办”，顾名思义，就是要让所有面向师生的校务服务，都“进一网、能通办”，通过运用大数据、“互联网+”等信息技术手段，整合学校各部门职责权限、规范办事标准流程。

　　这需要我们在资产建设过程中，从资产管理处的角度脱开，从全校“大资产”的全局视野，对资产从采购到报废的业务全生命周期进行梳理，并对现有业务流程进行重新架构，通过工作流引擎进行串联，完成基于业务合作的跨部门协同服务的整合，一方面改变用户的协同工作模式，同时也加强整个业务流程的贯通，促进校内部门间的协同与发展。

　　深化服务思维

　　传统的资产工作重视管理，有健全的资产管理体系，并明确了“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理体制，并逐步推进资产的两级管理。在这个过程中，资产系统以“管理”作为应用触点，参与到学校的资产管理工作中。

　　但随着参与资产管理工作的师生范围越来越广，为了给师生在资产管理工作中良好的使用体验，需要转变“重管理轻服务”的工作思路，对原有业务流程进行梳理，进行适当的简化和优化。

　　我们的目标是以“服务”视角重新组织和整合业务过程，通过切断师生服务前端与管理业务后端的直接联系，才有可能优化用户的体验。在业务管理和用户服务分离后，再进一步促进服务的“标准化”“松散化”和“碎片化”。

　　数据共享

　　随着智慧校园、“一站式”服务等理念的提出和实践，信息化工作建设重心已经从信息技术自身应用问题，转向了如何利用IT技术促进高校教学、科研和管理方式变革等深层次的核心议题。

　　数据的有效利用是实现高校信息化创新的重要基础。因此，新资产系统的建设要从全局的角度通盘考虑，对可能存在的多数据源问题，要提出统一的标准，并进行有效整合。

　　在系统建设初期，根据业务的需要，认真设计数据的集成和共享机制，杜绝数据孤岛。通过合理的流程设计让数据在服务管理过程中流动起来，做到与相关业务系统的真正打通，“让数据多跑路，让用户少跑腿”，缩短服务距离，提升用户体验。

系统设计与实现

　　系统总体架构

　　为满足学校的资产管理要求，资产管理系统主要包括个人资产服务系统、固定/无形资产管理系统、外购存货系统和大型仪器设备共享管理系统四部分，用户角色分为个人、部门资产管理员、院系领导和资产处管理员。个人资产服务主要包括资产报账、资产报废、资产调拨、资产变更等；资产管理后台系统主要包括报账单管理、卡片管理、上报与统计、资产清查、财务对账等业务；外购存货管理主要包括外购存货报账、审批和统计分析。系统架构如图所示。

资产管理系统架构图

　　基于数据驱动的业务流程重构

　　传统的资产管理系统建设，重视业务主管部门和系统管理人员的业务处理，这是一种“流程驱动型”的建设思路，数据只是流程的输入输出。这种以流程为主的建设方式由于学校各部门组织架构的特性，将本质统一的数据作了人为割裂，降低了工作效率，随着资产管理的要求提升、资产规模的逐年增加越来越难满足实际发展需要。

　　因此，为了解决资产设备采购和财务报销流程复杂的问题，财务处、资产处和信息办按照“数据驱动”的思路，以业务数据为核心，将各部门间的数据资产进行了全面梳理，通过掌握数据的分布和流动，化繁为简，透过原来复杂的流程提炼了该问题的本质，对原有的报销流程进行了优化，打造了更高效的组织和用户交互方式，实现了资产数据、财务数据和其它业务系统的数据共享和打通，有效缩短了师生办理业务的流程。

　　原来的报销流程是：个人登录合同系统填写合同->资产处合同审核->登录资产系统填写报账单->资产处审核->到资产处打印三联单->登录财务系统，填写三联单上的信息生成报销单->提交发票等纸质证明材料到财务处->等待财务处审批通过->完成报销。整个流程中用户需要重复填报合同和资产相关数据，而且资产和财务系统间数据依靠纸质单据单向传递，资产系统无法掌握资产在财务系统中的实际报销情况。

　　为解决这个问题，信息办提出了以数据驱动的方式串联业务，经过和财务处、资产处多次沟通，提出的解决方案是：个人登录合同系统填写合同->资产处合同审核->登录资产系统填写报账单->提取合同数据->资产系统和财务系统进行数据共享->个人登录财务系统，系统自动读取资产相关数据生成报销单->提交发票等纸质证明材料到财务处->等待财务处审批通过->完成报销。

　　在数据交互方式方面，根据资产业务对数据同步时效性的不同要求，我们有针对性地选择了不同的方案，既满足了业务对数据集成的时效性，也确保了对整体运行环境和资源消耗的合理利用：资产系统与人事系统采用ODI的方式进行数据共享，与合同系统采用数据视图的方式进行数据共享，与财务系统采用数据中间库的方式进行数据共享。

　　基于数据驱动的业务流程数据流向图如图所示：

业务流程重构后的数据流向

　　1.与合同系统数据共享

　　在资产系统填写报账单时，用户可选择内贸/外贸合同一键提取合同数据，用户默认只能提取本人的合同，如需提取他人的合同，需要由他人告知合同查询码进行合同提取，系统默认一条合同明细只能提取一次。提取合同后，资产系统会读取合同系统中的相关字段内容，自动填写到报账单上，老师只需填写剩余的字段内容，提交报账即可。

　　合同系统与资产系统对接采用数据视图的方式，合同系统提供数据视图，资产系统通过用户有限访问。

　　资产系统与合同系统数据对象关系如下图所示。

资产系统与合同系统对接

　　2.与财务系统数据共享

　　个人资产报账和资产报废业务与财务系统进行了业务流程对接，以下分别对资产报账和资产报废中的业务对接进行详细说明，由于资产业务类型不同，其中的数据共享内容不同。

　　资产报账对接流程（如下图所示）：

资产报账对接流程

　　01

　　资产系统推送已审核报账单至中间库，推送字段包括报账单号，报账人姓名，报账部门，经费来源等；

　　02

　　用户登录财务系统预约报账，输入报账单号进行查询，勾选对应的报账单预约报账，财务系统会根据报账单号查询中间库中的报账单数据，并提取中间库中资产系统推送的数据自动填入，财务预约完成会更新中间库中的财务报销状态和财务预约单号；

　　03

　　财务系统报销流程结束后，财务系统会更新中间库中的财务凭证号、财务金额、财务报销状态等字段信息；

　　04

　　资产系统定期读取中间库中的报账单，在资产系统中更新报账单的财务报销状态，并对财务报销完成的报账单自动建卡。

　　资产报废对接流程（如图所示）：

资产报废对接流程

　　01

　　资产系统将上会结果通过的已报废资产卡片注销，并推送注销卡片的卡片信息至中间库，包括资产编号、资产名称、部门名称、资产单价、资产数量、资产保管人等；

　　02

　　财务系统对该批次资产卡片进行下账，处理完成后，推送处理结果至中间库，包括凭证号、入账日期、更新时间等；

　　03

　　与人事系统数据共享

　　通过与人事系统数据共享，资产管理系统根据用户的类型、在职状态，进行不同的业务逻辑判断。定时更新用户的人事系统状态，对返聘、离职用户的资产进行及时处理，避免因用户人事状态变化导致的资产遗失。

　　3.基于数据共享实现资产标签自助打印

　　按照学校资产管理的要求，用户需要打印资产标签贴在资产表面，避免时间久了资产丢失。但过去的资产标签打印，在资产报账流程结束后，而且需要资产保管人去资产处办公室进行人工办理，耗时又低效。另外，像复旦这种多校区分布的情况，非主校区的用户必须到主校区办理，导致用户耗费大量精力，也增加了多校区之间的运营成本。长期以往，很多师生便不愿意主动去打印资产标签，造成学校资产的管理困难。

　　资产处为了解决资产标签打印的问题，提出为每个院系购置资产标签打印机，放在各个院系。此方案存在两个问题：（1）资产标签打印机耗材特殊，需要专人维护机器。（2）需要耗费大量资金。首先各院系不一定能够安排专人维护，而且如果维护不及时导致机器闲置，那么不仅标签打印问题无法得到解决，还造成额外的资金浪费。

　　针对上述问题，我们提出基于资产和自助服务系统数据共享，实现资产标签自助打印。在此之前，我校自助服务终端已成熟运行几年时间，可以打印各项普通A4/A3纸材料，基于此次资产系统与自助服务终端业务的结合，信息办提出在普通自助打印终端中内嵌资产标签打印机，这样自助服务终端可同时具备打印普通A4纸材料和标签材料的能力。

　　资产保管人只需要携带校园一卡通去到任意一台自助服务终端，即可打印个人所有资产的二维码标签。通过对资产用户权限管理，部门资产管理员可以在自助服务终端上打印部门下的所有资产标签。自助服务终端后台可以设置二维码标签可打印次数，既可满足标签丢失导致的重打需求，又可以避免标签打印资源的过度浪费。

　　目前我校四校区共部署了6台资产标签自助服务终端，由公司提供统一运维服务，这样既节约了设备购置资金，又避免了设备分散运维的困难。

　　一方面复旦大学是国内高校较早推出自助服务终端的学校，用户已经非常熟悉自助服务的模式，学习成本低，适应快，优化服务体验的效果立竿见影；另一方面，这个创新，也为自助服务终端提供了更强的服务能力，后续利用标签打印机也可以拓展其它的服务。

系统建设成效

　　资产管理系统自2019年上线以来，提供各项资产服务共计超过16万次，其中外购存货报账服务次数最多，占总业务量的比例达69.4%。2019年各项业务流程办理次数统计如下所示。

2019年各项业务流程统计

　　资产管理系统通过数据共享的方式优化业务流程以后，有效节约了报销人的业务办理时间，也为业务部门的老师减轻了工作量，取得了不错的成效。

　　资产标签自助打印服务为用户提供友好的操作界面，保持白天12小时不间断服务，改善了老师不愿意主动打印资产标签的情况。

2019年资产标签打印数量统计

总结与展望

　　本文构建的资产管理系统，以“一网通办”作为核心理念，改变了过去以业务部门为中心的系统建设思路，站在师生用户角度考虑系统实现和工作推进。主要成效如下：

　　1.创新性地提出了数据驱动业务串联的建设思路，通过资产与合同、财务的数据共享，提升日常的资产管理工作效率，优化了学校现有的固定资产资源配置，提高使用效益；

　　2.结合学校实际，利用现有工作基础，从服务的角度重构业务流程，解决了资产标签打印“最后一公里”的问题，真正做到了“让数据多跑路，让用户少跑腿”；

　　3.从全局角度对业务流程的梳理，简化了资产管理流程，提高工作效率和管理水平，新系统也实现了资产管理流程线上化，资产管理透明化，资产使用情况可视化。

　　未来，资产系统应围绕学校的发展战略，按照“大资产管理与服务”的基本理念，与学校的大型仪器共享平台、实验室安全管理系统、房产系统等进一步融合，按照各类资产的运行特点和规律，助力资产的分类管理和有偿使用、促进资源的优化配置，实现资本的保值增值，切实维护学校权益，确保国有资产的安全、完整。

　　资产系统还可以考虑结合物联网、区块链、人工智能等新技术，提升服务的移动化、智能化，进一步提升用户体验。

　　此外，本文首创的数据驱动业务串联的建设思路，也可以应用到高校其它跨部门的业务场景，例如科研财务业务打通等，将这一技术手段转化为良好的用户服务体验。

　　作者：邵园园（复旦大学校园信息化办公室）

　　责编：郑艺龙

　　来源：《中国教育网络》8月刊

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